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                “会计档案不打印”的合思·易会档,能为企业带来多少价值?

                2022/11/5 9:04:40来源:互联网作者:柠檬0

                当有关电子发票和无纸化办公的政策趋势越来越明晰,嗅觉敏锐的企业们做出了快速反应。为了迎合数字化热潮,这些积极投身数字化转型的企业首先意识到了——建设电子会计档案是必要的。一切企业数字化转型的成果,最终都需要一个灵活且聪慧电子会计档案平台来承接、管理、流转和调用。但现阶段,仍有部分企业在“要不要建设电子会计档案”“要不要现在就建设电子会计档案”这两个关键问题上犹豫不决。

                “这就像是一位轮滑高手,技艺高超却拖着一个巨大的铁皮箱子,会让整体转型变得更难、更沉重。”合思·易会档负责人柴晓男坦言,会计档案数字化是企业快速发展、灵活应变的底层基础。“企业数字化转型的前提是数据可视化、数据标准化,目标是业财融合、促进企业整体生产力提升。而会计档案数字化转型是实现数据可视化、数据标准化过程中绕不开的路。”

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                在柴晓男看来,会计档案数字化可以实现连接、沉淀和重塑——连接企业的当前与过往,让数据成为资产;沉淀企业的业财数据,统一数据语言及标准;同时,通过会计档案数字化,还可将企业的生产、经营的一切数据、体系重构成数字语言,实现灵活流转和体系化调用。

                01 对号入座,这些档案管理痛点怎么破?

                在亟需落地电子会计档案、全面重塑会计档案管理系统的企业中,问题常常很集中:比如,仍停留在传统会计档案管理模式之中的企业,存储成本、人力成本持续增加,存储风险大、传阅不便捷;同时,随着数字化经济和数字化交易发展,数字化凭证越来越多,覆盖面越来越广,企业面临着纸电混合时代电子原文件与纸质文件的混合管理状态,“纸质一套、电子一套”工作量更大、数据更混杂、管控更头疼。

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                档案管理难:

                档案管理规定,需要保证档案存储的原生性,传统会计档案只能完成纸质文件+电子文件打印副本管理,从合规和降本增效两大角度考虑,已无法满足企业未来发展需求;

                档案合规难:

                电子原文件的合规性检测,如企业特殊场景的数据完整性校验,如根据业务场景检查存档数据的完整性、真实性,原始管理需要人工一一核对。例如,如费用报销场景,要检查发票、回单等文件的真实性和组装的完整性,稍有不慎该会计档案就不合规;

                档案组装难:

                传统档案组装困难,银行回单下载打印、匹配装订工作量较大,原始管理方式基本依靠人工完成;

                档案调用难:

                传统档案调阅、利用难。对外提供档案数据时,数据统计所需的检索维度灵活,业务场景不同需要检索的维度不同,前端业财系统无法支持,需要人工一一检索,无法批量检索,实物单据存放位置无法精准定位。例如,企业需要在发票维度检索某一位员工一个月金额在25—200费用之间的发票进行数据统计;

                档案存储难:

                无电子会计档案系统时,电子原文件存储分散,财务在日常查询的时候需要到各个业财系统进行分散查询,同时查询到的数据需要人工匹配。例如,财务想要查询某个凭证的发票、回单、合同及业务单据,需要到核算系统找到记账凭证,去业务系统(费控系统)找到业务单据、发票,去资金系统找回单,去合同管理系统找合同原始文件,查阅效率极低。

                02 会计档案不打印! 这才是电子会计档案的核心价值

                当企业在选择应用一套信息化系统的时候,有两大目标:第一,降本增效,第二,提升管理水平。为匹配上述目标,电子会计档案系统落地后最大的价值是——“会计档案不打印”。当会计档案不再打印,而是全部转由一套功能完备、应收尽收、灵活流转的电子会计档案平台实现数字化管理,上述一切痛点就迎刃而解了。

                合思·易快报旗下的“易会档”电子会计档案管理平台,通过提供广泛连接、智能采集、AI制档、按需存储、便捷利用的全流程解决方案,实现了企业的财务数据、业务数据及各种档案资料的编制、流转、审批、监管、检查、归档、在线审阅等会计档案数字化管理方式,从此符合政策相关要求的会计档案无需再打印。

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                财务小伙伴一定经历过这样的场景:审计人员来查账时,要翻箱倒柜把材料拿出来,甚至一部分要邮寄过来,这个过程中涉及邮寄等管理成本、档案的管理风险,且效率较低。应用了电子会计档案之后,既能节约档案管理费用、规避管理风险,还能提升使用效率。“拥抱电子会计档案管理系统,可明确管理制度、优化管理流程,通过良好的信息化管理手段,为企业真正创造价值,实现降本增效的核心目标。”柴晓男表示。

                “会计档案不打印”的电子会计档案,能为企业带来多少价值?第一,纸张和耗材成本节省70%;业务送单减少80%耗时;第二,档案获取减少75%人工耗时,整理和对减少90%人工耗时,大幅降低人工成本;第三,大幅降低档案存储的物理空间,档案存储成本降低30%;档案查找减少67%管理耗时;第四,充分体现档案数字化的便捷性优势,通过助力外部调阅和内部调阅,提升企业整体会计档案应用效率,数据存储100%安全。

                03 纸电混合阶段 什么样的电子会计档案能真正用起来?

                既有纸质凭证,又有电子凭证的“纸电混合阶段”,一些企业应用电子会计档案后,纸质凭证和电子凭证并行管理,工作量反而更大了。例如,一位员工的单次报销共有10张发票、每张100元,总金额1000元。其中,电子票9张,纸质票1张。这时,财务就遇到困惑了——电子化是带来了巨大的好处,但是加重了审核难度?

                因此,企业上线电子会计档案并不是终点。合思·易快档在为企业落地电子会计档案过程中,更加关注的是——如何通过更完善、更创新的产品能力,帮助企业真正将电子会计档案用起来,解决应用中的痛点和难题。

                原文件管理难题,现阶段电子发票全面普及,电子档如何处理电子发票的存储性问题,如何符合国家规定,是电子会计档案在企业应用过程中的通用问题。此外,零散的数据放分散在各个业务系统中,如何把档案数据更好交接到档案系统中;同时,随着电子化数据越来越多,应用过程中如何管理,企业也常常找不到方向。

                过渡期财务审核难题,以费用报销单为例,应用电子会计档案前,财务收到的封面+发票+行程单+审批单等是完整的一套;应用电子会计档案后,可以不打印纸质档案,意味着可能有纸质票、也有电子票,财务如何审核和一一对应;当线上和线下报销的金额不一致,管理又如何进行。

                档案组装、归档难题,档案整理过程中,此前传统流程可按照凭证号按序进行归档、装订,电子发票时代无上述顺序,发票之间如何排序,与哪些类别的发票放在一个同一个“档案夹”里,一个“档案夹”里到底装了多少张凭证,如何管理;同时,未来面临审计、稽查或法律纠纷时,财务人员如何调阅。

                上述实际应用电子会计档案过程中的难题,合思·易会档一一打破。在柴晓男看来,能够帮助企业真正落地并全面应用的电子会计档案的服务商,不仅应具备丰富的产品专项能力和综合能力,保证电子会计档案“单轨制+单套制”落地后,数据完整、安全可用、合法合规。同时,必须具有丰富的单轨制建设经验,帮助企业完成电子会计档案系统建设的同时,提供详细的单轨&单套详细的会计档案管理流程改造方案,让企业在财务数字化转型的过程无感切换。



                责任编辑:柠檬

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